АВТОМАТИЗАЦИЯ
Автоматизация предприятия общественного питания состоит из ФРОНТ-ОФИСА, связанного с клиентом, и БЭК-ОФИСА, регулирующего производственные процессы.
ФРОНТ-ОФИС включает рабочее место кассира, официанта или менеджера, в зависимости от величины и типа предприятия. Менеджер может контролировать процесс реализации, вести анализ деятельности официантов и кассиров в любой момент времени. Данный модуль обеспечивает автоматическое формирование заказов на кухню, работу со счетами, как предварительными, так и итоговыми, работу, как с наличными деньгами, так и кредитными картами, гибкую работу со скидками (наценками).
БЭК-ОФИС – включает в себя складской учет, производство, бухгалтерский и управленческий учет, в нем реализованы все основные функции производственного процесса: работа с поставщиками, движение продуктов, ведение рецептуры, калькуляция стоимости блюд и изделий, ценообразование, составление меню, расчет себестоимости и ожидаемой прибыли. А также: анализ результатов продаж, работы официантов, кассиров.
При хорошо отлаженной системе руководитель ежедневно может видеть и анализировать результаты деятельности своего предприятия, сравнивать полученные результаты с плановыми показателями и результатами деятельности за предыдущие периоды.
Одной из главных особенностей ресторана, отличающей его от других заведений, является меню. От его разнообразия, наполненности и оригинальности зависит успех и популярность заведения. Каждое блюдо состоит из множества компонентов. Они определяют себестоимость блюда, которая подробно расписана в его калькуляционной карте. Для стабильной работы ресторана необходимо резервирование каналов поставки товаров – в случае проблем с одним поставщиком нужно быстро получить необходимые продукты от другого поставщика, обычно уже по другой цене. А это, в свою очередь, изменяет себестоимость блюда. Как это быстро и правильно учесть? Без автоматизации практически невозможно запомнить историю закупочных цен ингредиентов, учесть сезонность норм расхода, своевременно отследить увеличение себестоимости при среднем ассортименте небольшого кафе в 50-70 блюд.
Еще одним важным преимуществом автоматизации ресторана является усиление контроля действий персонала, работающего на кухне, которая считается одной из самых трудно контролируемых подразделений ресторана. Внедряя автоматизированную систему, ресторатор получает возможность проследить за правильностью закупки товаров, за соответствием реального и планового расхода продуктов, сможет оперативно провести инвентаризацию на кухне.
Трудно переоценить значение системы автоматизации для обслуживания гостей. Принять заказ, отправить его в нужные цеха на кухне, своевременно подать приготовленные блюда, четко и быстро произвести расчет с клиентами – ни одно звено в этой цепочке не должно быть слабым.
Кстати, о расчёте. Именно операции расчета в ресторанах предоставляют недобросовестным сотрудникам предприятия широкие возможности для злоупотреблений. Обман клиентов, сговор с работниками кухни или бара в некоторых случаях позволяют официантам утаивать от владельцев до 40% прибыли предприятия. Без системы автоматизации учета, предоставляющей владельцу мощное средство управления предприятием и контроля его деятельности, с этой проблемой не справиться.
Что необходимо учесть при выборе такой системы? В первую очередь нужно определиться с программным обеспечением, которое будет лежать в основе автоматизированной системы, изучить функционал предлагаемой программы. Желательно также иметь информацию об аналогичных внедрениях, а еще лучше пообщаться с руководителями уже автоматизированных предприятий. Многие программы для автоматизации ресторанов имеют модульную структуру: модуль обслуживания клиентов, модуль учета склада, модуль взаиморасчетов с поставщиками. Это позволяет автоматизировать предприятие поэтапно, что достаточно выгодно с точки зрения вложений.
Стоимость программного комплекса для автоматизации небольшого ресторана может варьировать от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей. К примеру, комплект программы «Малина» для такого предприятия будет стоить от 50 тыс. рублей.
Следующий этап - выбор компании-интегратора, которая будет осуществлять внедрение и дальнейшую поддержку системы. Компания-интегратор поможет правильно подсчитать необходимое количество рабочих мест, подобрать специализированное оборудование для работы в системе, а также осуществить обучение сотрудников ресторана. Для работы небольшого заведения необходимо, как минимум, организовать одно рабочее место администратора (который совместит в себе функции по учету продуктов и контроль работы зала), рабочее место официанта. Достаточно часто выделяют и рабочее место бармена. Для работы администратора необходим обычный компьютер с принтером. Для работы официанта и бармена предлагается специализированное оборудование – touch-системы, позволяющие работать без клавиатуры и «мышки», специальные клавиатуры с выделенными функциональными клавишами. В ряде случаев необходимо использовать пыле- и влагозащищенное оборудование для защиты оборудования, например, от пролитых напитков.
Для того чтобы печатать предварительные счета и марки на кухню, используют принтеры чеков.
Для регистрации продажи необходим фискальный регистратор, подключенный к рабочему места официанта или администратора. Невозможность выдачи кассового чека без регистрации продажи в системе является еще одним плюсом системы учета и контроля.
Следует напомнить и об избавлении от рутинной работы по бухучёту, складским операциям, проверкам и контролю. Помимо того, что комплекс автоматизации берёт на себя солидную часть работы, можно всегда быть уверенным, что делает он её правильно.
В слове «правильно» заложено и соблюдение принятых стандартов и норм, точность и объективность расчетов, и другие аспекты. Однако главным является то, что системы автоматизации основываются на огромном опыте и самых современных достижениях в области организации ресторанной индустрии, а значит, бизнес-процессы являются оптимальными, что значительно улучшает цепочку основных показателей – скорость обслуживания, производительность труда - и в итоге увеличивает прибыль.
Тел/факс: (861)251-23-41
мобильный: 8-918-6214840
e-mail: yugsert@yandex.ru